Söndag den 17 december 2017| Logga in

Att starta Lilith Eve -projekt

HAR DU EN PROJEKTIDE
eller VILL DU SAMARBETA MED LILITH EVE?
 
Vi välkomnar utveckling, kreativa idéer, samarbeten och medlemsengagemang!
Nedan under inledande text,  finner du Lilith Eves fullständiga PROJEKTPOLICY samt sist, utdrag ur våra stadgar.

Matnyttig info, lathundar och mallar för att arrangera konsert i Lilith Eves regi återfinns i artikeln  "Att arrangera Lilith Eve konsert" som ligger under fliken "Aktuellt".


VIKTIGT ATT VETA:

-Kontakt med styrelsen ska tas i god tid (minst 2 månader) innan en bidragsansökan. 

-Samtliga bidragsansökningar och projektplaner ska godkännas av styrelsen.
Det gäller även: 
-samverkan med andra organisationer
-medverkan i andra aktörers projekt
-förändringar eller ansökningar för redan befintliga eller pågående projekt
-studiecirkel eller kulturarrangemang i Lilith Eves namn, genom Studiefrämjandet, MoKs eller annat studieförbund.


-Kontakter gällande förslag på Lilith Eve-projekt, eller frågor om befintliga Lilith Eve-projekt får inte tas med bidragsgivare och myndigheter utan samverkan med styrelsen.




PROJEKTPOLICY Musikföreningen Lilith Eve (Styrdok. / 2005)

VAD ÄR ETT PROJEKT?

Projekt i föreningens namn
Alla ordinarie medlemmar i Lilith Eve kan och uppmuntras att starta projekt. Med projekt menas utåtriktad verksamhet i föreningens namn.

Projekten kan vara av engångskaraktär (exempelvis enstaka konsert) såväl som av flergångskaraktär (exempelvis klubbverksamhet).

Ett projekt i föreningens namn måste alltid godkännas av styrelsen.
Varje projekt ska ange ett start- och ett slutdatum och lämna in redovisning till styrelsen minst en gång per år. Klubbverksamhet bedrivs säsongsvis, för tydligast och enklast hantering (eftersom projektgrupper tenderar att förändras inför varje ny säsong).

Projektgrupp är de personer som arbetar med det aktuella projektet. Projektgruppen kan bestå av en eller flera personer.


All verksamhet är inte projekt
Intern verksamhet som låtskrivarträffar, diskussionsträffar, föreläsningar riktade enbart till föreningens medlemmar och liknande som inte väntas ha inkomster och/eller utgifter ska rapporteras till styrelsen. Dessa verksamheter betraktas inte som projekt för vilka särskilda projektgrupper måste bildas, men rapporteringen vid årsslutet är ändå viktig för att föreningens verksamhetsberättelse ska bli så fullständig som möjligt.


HUR STARTAR MAN ETT PROJEKT I LILITH EVE?

Lämna in en enkel projektbeskrivning till styrelsen
Varje projekt ska i god tid inför uppstarten lämna in en enkel projektbeskrivning via mail till ordföranden eller sekreteraren, där det ska framgå:
•hur projektet konkret planeras att genomföras
•projektets start- och slutdatum
•vilka som ingår i projektgruppen
•vem som är huvudansvarig (tillika kontaktperson)
•budget och ekonomiansvarig (om projektet väntas ha inkomster/utgifter)

När styrelsen tagit del av projektbeskrivningen, eventuell budget och sagt ok kan projektgruppen fortsätta sitt arbete.

Skulle inriktningen på verksamheten eller projektgruppens sammansättning förändras under pågående projekt så måste huvudansvarige se till att styrelsen får veta det.

Styrelsen har rätt att underkänna förändringarna.


Utse en huvudansvarig
Varje projektgrupp ska ha en huvudansvarig som ska ha övergripande kunskap om projektarbetet och fungera som kontaktperson utåt och till styrelsen. Det är huvudansvarige som ansvarar för att redovisningen sammanställs. Om projektet väntas ha inkomster/utgifter ska det även finnas en ekonomiansvarig som har kontakt med kassören. Huvudansvarige och ekonomiansvarig kan vara samma person.

Vad kan föreningen tillhandahålla centralt?
•Infofoldrar: små foldrar som beskriver föreningen med adress till hemsidan.
•Pins: Liten knapp som det står Lilith Eve och www.lilitheve.se på.
•Backdrop: en stor backdrop med Lilith Eve’s logga.
•CD-arkiv: skivor/demos från samtliga medlemmar om du t.ex. ska spela musik.
•Presspärm: Artiklar, information om klubbar och konserter samlade i en pärm.
•Plastfickor, tejp, porto finns i begränsad omfattning. Detta kan du också söka pengar från föreningen för.
•Plats/reklam på Lilith Eves hemsida: kontakta hemsidans redaktion.


RIKTLINJER KRING EKONOMIHANTERING

Föreningen – och ytterst styrelsen – är ansvarig för all föreningsekonomi, även varje projektgrupps ekonomi, och därför måste projektet inkomma med både budget inför projektstart och ekonomisk redovisning senast två månader efter projektets slut.

Hur ska projektet finansieras?
I första hand ska projektet sträva efter att vara självförsörjande. Projekt kan finansiera sina utgifter genom att söka medel från externa instanser som t.ex. Kulturförvaltningen och sponsorer, eller via entréavgifter. I budget ska det framgå varifrån medel kommer att sökas. Mindre medel kan sökas från föreningen centralt, främst för löpande utgifter som t.ex. fika, porto, kontorsmaterial etc. Ansökan kan göras genom en enkel mailförfrågan till ordföranden eller sekreteraren. Styrelsen tar sedan ställning till förfrågan.

Observera att projektgrupperna inte får söka egna pengar från Studiefrämjandet: alla ansökningar om pengar från Studiefrämjandet sker centralt. Om projektet ändå vill söka pengar från Studiefrämjandet måste ordföranden eller sekreteraren kontaktas.


Budget måste godkännas av styrelsen
Projekt som väntas ha inkomster och/eller utgifter ska lämna in en budget till styrelsen. Detta gäller oavsett om ekonomin planeras att bäras av ekonomiskt bidrag, stöd, entréavgifter, gåvor, överskott från tidigare projekt eller annat.

Budgeten måste bli godkänd av styrelsen innan projektgruppen kan anses handla med föreningens pengar.

En enkel budget kan lämnas på mail till ordföranden eller sekreteraren.


Kassören måste hållas informerad
Ekonomiansvarig måste informera kassören om kommande in- och utbetalningar. Det är kassören som gör alla utbetalningar, samt skickar ut fakturor om det blir aktuellt.


Om nya pengar söks
Om projektet planerar att söka mer pengar ska ny budget presenteras för och godkännas av styrelsen.


RAPPORTERING, EKONOMISK REDOVISNING OCH DOKUMENTATION

Rapportering till verksamhetsberättelsen
Samtliga projekt måste efter sitt avslutande och/eller vid årsslutet avge skriftlig rapport till styrelsen. Den fungerar också som underlag till verksamhetsberättelsen. Till denna ska anges:
•antal möten
•mötes- och evenemangsdatum
•statistik över antal besökare
•namn på medverkande i projektgruppen
•kort redovisning / utvärdering av projektet
•planering framåt och annat av vikt

Projektgruppens projektledare och kontaktperson kontaktas vid årsslutet av ordföranden när det är dags att inkomma med uppgifterna till verksamhetsberättelsen.


Ekonomisk redovisning och användande av överskott
Ekonomisk redovisning ska in till styrelsen senast 2 månader efter projektets slutdatum. Eventuellt överskott som projektgruppen inte har planerat använda tillfaller föreningen.

Om projektgruppen planerar använda ett eventuellt överskott i budgeten ska detta meddelas styrelsen senaste 2 månader efter avslutat projekt, i annat fall tillfaller överskottet föreningen.

Styrelsen har rätt att neka projektgruppen att använda eventuellt överskott om den anser att överskottet kan användas bättre på annat sätt.


Dokumentation
Projekt som så önskar kan protokollföra sina möten och samla dem i en särskild pärm tillsammans med övrig information som rör projektet, exempelvis mailkorrespondens, pressutskick, etc. Pärm tillhandahålls i dessa fall av föreningen. Tänk på att dokumentation kan hjälpa framtida projektgrupper i deras arbete!

Om projektet ger genomslag i media, spara pressklippen som sätts in i föreningens presspärm som styrelsen har hand om.

Tänk på att eventuella bilder och reportage från projektet/evenemanget är värdefullt för Lilith Eve’s hemsida. Ju förr efter avslutat evenemang dessto bättre. Kontakta redaktionen för hemsidan så hjälper de gärna till.



INFORMATION OM SAMARBETEN

Samarbete med annan förening/arrangör
Eventuellt samarbete med annan förening/arrangör ska alltid godkännas av styrelsen, både gällande intern och utåtriktad verksamhet.
Vid samarbete med andra föreningar kan detta bara ske på ett praktiskt plan, inte ekonomiskt, eftersom de flesta bidragsgivare bara tillåter att projekt som uppbär ekonomiskt stöd har en huvudman.


Redovisningsplikter gentemot externa aktörer
Glöm inte att externa bidragsgivare (t.ex. stödgivande myndighet/förvaltning) kan ha speciella redovisningskrav. Det är projektgruppens ansvar att se till att dessa krav efterlevs!


UR FÖRENINGENS STADGAR:

§14 PROJEKT

Projekt kan bedrivas av en eller flera ordinarie medlemmar. Projekt i föreningens namn skall godkännas av styrelsen. Även projekt där föreningen deltar med annan organisation, ändringar i pågående projekt samt bidragsansökningar skall godkännas av styrelsen. Projekt skall löpande lämna rapport till styrelsen om sin verksamhet och ekonomi.


§15 ARVODEN

Styrelsearvoden
Eventuella styrelsearvoden beslutas från år till år av Årsmötet utifrån erhållet organisationsbidrag.

Projektarvoden
Arvode kan genom erhållet projektbidrag utgå till medlem, externt anlitad och /eller styrelsemedlem då det bedöms nödvändigt för ett projekts genomförande. Detta beslutas vid bidragsansökan för aktuellt projekt.



Tillbaka